マナリンクTeachers
先生マメ知識

【テンプレで完璧】信頼される!家庭教師メールの書き方

2021年6月17日
【テンプレで完璧】信頼される!家庭教師メールの書き方

はじめに

家庭教師になったら、保護者の方とのやり取りに、メールを使うことが多いと思います。メールは後に残るので、慎重に言葉を選ぶ必要があります。そうはいっても家庭教師の経験が初めてなので、ご家庭へのメールをどのように書いたらよいかわからない方のために、今回は信頼される、家庭教師のメールの書き方をお教えします。メールで印象を良くできれば、関係性を良好に保てること間違いなしです。ぜひ、ご一読ください。

メールはトラブルにもなりやすい


会話であれば、相手の顔色や受け答えに応じて、選ぶ言葉を瞬時に決めたり、あるいは必要であれば情報を付け足せます。しかしながらメールの場合、一方的な伝達手段であるため、誤解を生まないように慎重に言葉を選ばなければなりません。この言葉選びを間違うと、トラブルに発展する場合もあります。

さらに、冷たくならないように、かしこまりすぎないように、反対に馴れ馴れしくならないようにといった全体的なメールのイメージも大切ですが、伝えたい情報を正確に相手に伝えることがメールの本当の目的だということも忘れないでください。
トラブルを回避するため、メールを書いた後、受け手側の気持ちに立って、必ず読み返しましょう。

【必見】メールの文面を意識すべき理由

メールを意識すると、どんなメリットがあるのでしょうか。

  • ご家族との関係性がよくなり指導がしやすくなる

普段は生徒さんへの指導に集中して、ご家族と会話することが少ないかもしれません。そんな時は、メールを活用してみて下さい。面とむかってなかなか言えないことを、メールで伝えると効果的な場合があります。

  • コマ数が増える

しっかりした言葉で書かれたメールは印象が良く、信頼を得ることが可能です。そうなると、必然的にコマ数が増えるでしょう。

  • 知り合いのご家族を紹介してもらえる

主婦(夫)の口コミはすごいもので、「良い」ものは一瞬で広まります。家庭教師も例外ではありません。(逆に、「悪い」評判もすぐ広まります。)

  • 普段の言葉遣いも綺麗になる(意識するようになる)

メールを書く際、一度自分の文章を読み返し、失礼がないか確認する作業が癖になると、普段話す際にも思ったことをすぐ口に出すのではなく、頭の中で発して良い言葉かチェックする習慣が身に付きます。そしてそのうち、綺麗な言葉遣いが自然に口をついて出るようになります。

  • 転職時や他の仕事でも役立つ

メールの基本的な書き方は、どの仕事についても変わりません。一度身に着けたスキルは、転職時や他の仕事でも役立つこと間違いなしです。

メールの基本ルール


①ビジネスメールの基本構造
ビジネスメールの基本構造について、以下にご紹介します。

  • 宛名

メールの最初には、必ず宛名を書きます。もちろん、「〇〇様」と、名字の後ろには「様」をつけましょう。

  • 挨拶・名乗り

宛名の次には、始めの挨拶文を書きます。この挨拶は、毎回変える必要はありません。
いつもお世話になっております。〇〇君(さん)の家庭教師をさせて頂いている〇〇です。
と始めましょう。ただ、初めてメールを送る場合は、
初めてメールさせていただきます」「はじめてご連絡させていただきます
などと書くことをオススメします。

  • メールを送った目的

要件のポイントをわかりやすく書きます。

  • 要件(本文)

前に書いた要件のポイントの詳細や、補足事項を書くという意識を持ちましょう。見やすくするため、改行したり、1行あけて段落を作るなどの工夫も必要です。

  • 結び

要件を書いたら、最後は
「何卒よろしくお願いいたします。」
という挨拶でしめます。一般的にはこれで良いですが、確認を依頼する場合は、
「ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。」
検討を依頼する時には、
「ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。」
などと書くと、文章全体がしまります。

  • 著名

家庭教師の場合、以下のように書きましょう。
「家庭教師 〇〇 〇〇〇(名前)
TEL:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Email:××××××@××××.com」

メールを書き終わったら、次の3ステップをきちんとチェックしてください。3ステップとは、宛名は間違っていないか、誤字脱字はないか、要件はわかりやすいかの3つです。信頼を得るために、確認してから送信しましょう。

保護者さんが安心するメール対応とは


保護者の方からメールをもらったら、すぐ返信するようにしましょう。24時間以内に返信するのがマナーです。返信を早くすることによって、相手に誠実さをアピールできます。スピードのみならず、もちろん内容も大切です。熱意を持ってお子さんの指導にあたっていることがわかるよう、いいことも悪いことも書いたうえで、今後どの世に改善していくかお伝えしましょう。

メールを書くときは、言葉遣いにも十分気を付けてください。かしこまって丁寧すぎる文章は、相手に距離を感じさせるのでNGです。だからといって、友達に対するのと同じ言葉遣いでは、失礼です。適度な距離を保てるよう、言葉選びに配慮が必要です。

【場面別】メール文のテンプレと注意点

家庭教師の場合のメールテンプレをご紹介します。

  • 挨拶・自己紹介

一番最初のメールは、以下のように書きましょう。
初めまして。この度、〇〇君(さん)の家庭教師をさせて頂くことになりました、〇〇
〇〇〇と申します。宜しくお願い致します。
「する」ではなく、「させて頂く」という謙譲語を使うことがポイントです。馴れ馴れしくもなく、堅苦しすぎることもない、使える表現です。

2回目以降は、「お世話になっております。」という文から始めましょう。このフレーズは万能で、あとに文章を続けやすくなります。

  • 日程調整

日程調整の際には、
さて、授業日についてですが、〇〇様のご都合のよろしい曜日と時間をご教示いただけると幸いです。
と、相手側に都合を伺いましょう。相手がお客様で、教師はあくまで雇われる立場なので、まずざっくりした予定を聞くのが筋です。
その中で都合のつく曜日、時間があれば、
早速授業日について、曜日と時間をご提案頂き、ありがとうございます。それでは、〇曜日の〇時~〇時までとさせて頂きたいと思います。よろしくお願いいたします。
というメールを送りましょう。メールでは、この「(お・ご)~いたします」というフレーズをよく使います。これは、「いたす」という謙譲語をより丁寧に表現した言葉で、使いまわししやすいフレーズですので、ぜひ覚えておいてください。

  • 報告・お願い・相談

①報告に入れる内容
報告に入れる内容について、英語を例にとって、ご紹介します。この時、できるようになったことだけではなく、必ず課題点も入れるようにしてください。そして、その課題を克服するためのプランがあることを述べることが大切です。

・本日の進捗
英語 要点ガイド「不定詞」P.30~31
    ぐんぐんワーク「不定詞」P.20~25

・理解度
要点ガイドの基本的な説明を理解し、問題を確実に解く技能が備わっています。ただ、
ぐんぐんワークの応用問題で少しミスがみられます。

・次回やること
次回は、動名詞を勉強します。動名詞と不定詞の使い分けについても学習します。

・できるようになったこと
不定詞は、「to+動詞の原型」であること、また不定詞の3つの働きを理解しています。( )埋めの問題、並び替えの問題について確実に正解できます。

・課題点
ただ、英作文や日本語訳の問題になると、混乱してしまうことがあるようです。次回、
宿題の答え合わせの際、ミスがあればヒントを出しながら正解に導く練習をします。

・宿題
ぐんぐんワーク「不定詞まとめ」P.26・27
 
・備考
お伝えした通り、次回の授業は変則的に〇曜日〇時~になります。

※その他、ご家庭から毎回報告してほしい報告事項があるか確認しておきましょう。

  • 指導後・お礼

家庭教師として、お子さんに指導できているのは、保護者さんの理解があってこそです。感謝の気持ちをお伝えすることを決して忘れないでください。例文は以下の通りです。
日ごろから〇〇君(さん)の指導に対して、ご理解とご協力をいただき、ありがとうございます。今後とも何卒よろしくお願いいたします。

最後の指導日の後には、以下のようなメールを送るとよいでしょう。
これまで〇〇君(さん)の指導に対して、ご理解とご協力をいただき、ありがとうございました。〇〇君(さん)とご家族の皆様のご多幸をお祈り申し上げます。

メールで不安になっていませんか?

家庭教師をする際、普段かしこまったメールを送ることがあまりない方にとって、保護者さんとのメールは負担に思えるかもしれません。そんな方に、オンライン家庭教師マナリンクをご紹介します。

安心安全なチャット完備のオンライン家庭教師マナリンク


マナリンクの場合、先生のプロフィールに掲載されている自己紹介動画を見て、事前に先生の雰囲気を確認したうえで先生を指名するシステムを採用しているので、契約後の認識のズレや相性が合わないなどの問題がおこりにくいです。

さらにマナリンクなら、独自開発のアプリ内のチャットでご家族と連絡をとれます。そのため運営側がチャット内容を確認し、トラブルに発展しそうな場合は第三者としてフォローに入ってくれる点もポイントです。そうすることにより、ご家庭はもちろん先生も安心して指導に集中できると評判です。
オンライン家庭教師マナリンクへの講師登録はこちらをクリック

マナリンクのチャットをご紹介!

マナリンクのチャットについてさらにご紹介します。

マナリンクのチャットならカジュアルなやりとりが可能

マナリンクでは独自で開発しているチャットアプリでは、運営側が定期的にチャット内を巡回しているため、万が一トラブルに発展しそうな場合は運営側が迅速に仲介し対応できる体制を整えております。そのため、ご家庭だけでなく、先生側も安心してご利用いただいております。

シンプルで使いやすい機能

チャットには、既読機能や過去に送受信した画像やファイルを一覧で確認できる機能も搭載しており、今までのやりとりを即座に確認できるため先生側に負担がかかりません。チャット内に複数の生徒様を担当する先生が、誤送信等を防止できるメモ機能も搭載しております。これは先生側のみが閲覧できるようになっております。

時給3,000円以上!在宅で出来るオンライン家庭教師を始めてみませんか?